Digitalisering av samlingene

En digitaliseringsseksjon ble etablert

I 2017 startet Forsvarets museer et målrettet arbeid med å kartlegge og utarbeide dokumentasjon for hvordan vi kunne effektivisere arbeidet med digitalisering av musenes samlinger. Erfaringen var som for mange andre museer og arkivinstitusjoner at arbeidet gikk smått og uten nok faglig forankring. 

Digitalisering av foto, film, lyd og papirbaserte samlinger har stått på dagsorden i det offentlige i mange år. Forventningene til oss har ikke alltid stått i forhold til det vi har fått muligheter til å gjøre. Innholdet i arbeidet med digitalisering har vært lite konkret, helheten i arbeidet har ikke alltid vært klart definert og få i Forsvarets museer har hatt mulighet til å utføre arbeidet med den kvalitet som kreves.

Vi gjennomgikk alle deler av arbeidet fra mottak til det todelte sluttproduktet, langtidslagring av både fysiske og digitale originaler. Denne arbeidsprosessen berører mange fagfelt og krever bred kompetanse. Det ble klart for oss at dersom vi skulle klare å gjøre jobben, måtte vi bygge opp en helhetlig produksjonslinje for digitalisering.  

Resultatet ble at ledelsen i 2018 bestemte at det skulle etableres en egen digitaliseringsseksjon, lokalisert til Magasin A, Karljohansvern, Horten. I dag disponerer seksjonen cirka 750 kvm nyoppussede og tilpassede lokaler. Her er det tilrettelagt med arbeidsplasser for mottak, sortering, pakking, konservatorverksted, flere klimastyrte kjølerom og arbeidsplasser tilpasset de ulike funksjonene i digitaliseringsprosessen (skanning, repro). 

Vi arbeider etter mottoet: Kvalitet tar tid og krever kunnskap

Digitaliseringsprosessen

Med en helhetlig produksjonslinje for digitalisering, tenker vi hele prosessen fra mottak til ferdig pakket original materiell plassert på kjøle og langtidslagring av digitale filer. 

Vi følger ISO-standarder, nasjonale retningslinjer og faglige standarder i bransjen. 

Mottakssenter – vi har et definert område (skitten sone) for mottak av samlinger. Ofte har hele eller deler av samlingene stått lagret over tid. De er støvete, skitne, har pakkemateriell vi ønsker å fjerne. Vi foretar en første tilstandsvurdering, ompakker, grov-registrerer og plasserer materiellet på kjølelager i påvente av endelig digitaliseringsprosess. Målet er at alt materiell skal ha det best mulig, mens det venter på ferdigstillelse.  

Digitalisering, registrering, tilstandsvurdering og bevaring – alle disse operasjonene skjer i en helhetligprosess, der målet er å påføre materialet minst mulig påkjenning. Produksjonslinje tar hånd om alle prosessene i arbeidet på en måte som sikrer både internkontroll i arbeidsprosessen og slik at vi sikrer et kvalitativt best mulig sluttresultat. Langtidslagring av både fysisk og digitale originaler – både det fysiske materiellet og den nye skapte digitale originalen skal bevares i et «evighetsperspektiv». Derfor pakkes originaler forsvarlig og plasseres på klimastyrte kjølerom, mens den digitale originalen blir bevart for evigheten i et samarbeid med Piql (Link) og fysisk lagret i gruvene på Svalbard (link). 

Forsvarets museer lagrer sin historie i gruvene på Svalbard

I arbeidet med digitalisering av Forsvarets historiske fotosamling sto Forsvarets museer ovenfor en utfordring knyttet til langtidsbevaring av digitale filer. Vår oppgave er å tenke bevaring av kulturarven i et langtidsperspektiv på ett par hundre år. Så også for de digitalt skapte fotografiene, film og lyd.

Gjennom samarbeidet med Drammensbedriften Piql, som over flere år har utviklet en løsning for sikker langtidslagring og gjenfinning av data, fant Forsvarets museer en partner som hjelper oss med å sikre og bevare historiske digitale filer. Piqls teknologi handler om å kjøre digitalt innhold (for eksempel tekstdokumenter, databaser, bilder eller film med lyd og bilde), ut på en digital filmrull. Her lagres de digitale filene på en måte som gjør at dataene er fullt søkbare og har de samme egenskapene som for eksempel lagring i skyen, men uten at dataene kan manipuleres eller redigeres. De er heller ikke avhengig av en spesiell programvare for å leses en gang i fremtiden. 

Data som lagres på filmruller i en nedlagte gruve på Svalbard kan bevares i 500 år frem i tid, uten at kvaliteten forringes. Det er et hav av tid sammenlignet med for eksempel harddisker og servere, som har vært foretrukne lagringsmedier de seneste årene.

-Når Forsvarets museer valgt å deponere de første rullene med historisk materiell i gruvene på Svalbard på ettersommeren 2020 var det en milepel i arbeidet med å gjennomføre de krav og forventninger som er satt til oss som en offentlig virksomhet. Ikke bare har vi satt fart i arbeidet med å digitalisere kulturarven, men også laget en helhetlig plan for sikring og bevaring både av originalmaterialet og de digitale originalene, sa brigader Arne Opperud, sjef Forsvarets Felles Tjenester. At Forsvaret på dette området er i førersetet er vi stolte over, sier Opperud. Når vi samtidig vet at vår samarbeidspartner, Piql, ble første bedrift som kan nyte godt av regjeringens tiltakspakke innen forskning og utvikling (FOU) i en utvidet Covid-19 pakke, er vi sikre på at vi har valgt den rette fremtidsløsningen. Piql skal gjennom sitt nye forskningsprosjekt i samarbeid med Forsvarets Forskningsinstitutt (link). Prosjektet har som mål om å kartlegge alle mulige aspekter ved å lagre i en nedlagt gruve, det vil si om det finnes mikrober, mineraler, virus eller bakterier som kan påvirke lagringen. Dersom samarbeidsprosjektet lykkes tror Piql at lagringskapasiteten på filmen kan firedoble levetiden på filmene dataene lagres på.

Målet er tilgjengeliggjøring av foto

Målet med digitaliseringen er todelt, bevare materiellet for ettertiden og å tilgjengeliggjøre en del av det for allmenheten. Ikke alt vi digitaliserer blir tilgjengelig for offentligheten. Dette fordi det kan være materiell vi av hensyn til lovverket kan eller skal unnta, men det meste blir digitalt tilgjengelig blant annet gjennom Digitalt museum. Publiseringen av bilder gjøres etter hvert som de blir ferdige digitalisert og med metadata som gir så mange opplysninger som vi klarer å finne. Dessverre er mye av det vi har mangelfullt registrert, noe de medfølgende dataene bærer preg av. 

Bilder som er tilgjengelig for allmenheten ligger tilgjengelig på Digitalt museum. Bilder og samlinger som ikke er ferdig digitalisert og tilgjengelig på Digitalt museum vil vi normalt ikke kunne prioriteres eller besvares ved henvendelse. Dette blir for tidkrevende og tar viktige ressurser fra det daglige arbeidet med digitalisering.

Bruk av foto fra våre samlinger

Bilder i den oppløsningen de har på Digitalt museum er fritt tilgjengelig for bruk, mot at det opplyses hvor bildet er hentet fra.  Alle bilder hentet på Digitalt museum skal, uansett bruk (bøker, hefter, artikler, nett etc.), merkes med; Foto: Forsvarets museer 

Bestilling av foto

Dersom bilder som tilgjengeliggjort på Digitalt museum, som jpeg, ikke kan brukes eller dersom det rettes spørsmål direkte til oss om hjelp til å få disse som TIFF, vi skal finne spesielle bilder eller det gjelder ett større antall bilder, skal henvendelsen gjøres elektronisk til digitaliseringsavdelingen. Vi vil forbeholde oss retten til å fakturere for tidsforbruk ved litt mer arbeidskrevende henvendelser / forespørsler. Kopi av henvendelsen sendes fra oss til det fagmuseet som har «eierskap» til samlingen, slik at de er kjent med bruk og sted.

NB! Vårt referansenummer til bildene på Digitalt museum er prefikset med tre bokstaver + seks siffer (NHM.750345, LMU.552356 osv.)

• FMU – Forsvarets museer
• LMU – Luftforsvarsmuseet
• NHM – Norsk hjemmefrontmuseum
• RKT – Rustkammeret, Trondheim
• OFM – Oscarsborg festningsmuseum
• MMU - Marinemuseet

Opphavsrett / rettigheter til bilder, ofte en utfordring

Forsvarets museer har samlet sett en stor samling fotografier. Disse har blitt samlet inn, overlevert til museet fra avdelinger og virksomheter i Forsvaret og fra andre gjennom flere tiår. Fra gammelt av har det vært lite fokus på opphavsrett og rettigheter knyttet til bruk av foto. I arbeidet med å digitalisere og registrere samlingene gjør vi det vi kan for å finne ut hvor fotografiene kommer fra. Mye er tatt av Forsvaret, men vi vet at det er bilder i våre samlinger som kan være tatt av personer utenfor tjeneste eller oppdrag for Forsvaret. Bilder av historisk interesse som vi ikke vet hvor kommer fra blir likevel publisert på Digitalt museum, fordi vi anser verdien av den historiske dokumentasjonen stor nok til å forsvare dette. Vi setter stor pris på om brukere av Digitalt museum sender oss opplysninger om de oppdager foto som har kjent fotograf eller om det ligger bilder ute som vi ikke har rettigheter til.  

Film og lyd digitalt tilgjengelig

Det er et mål at vi skal gjøre både film og lyd fra våre arkivsamlinger, g som vi har rettigheter til, tilgjengelig for allmenheten. Arbeidet med digitalisering og registrering pågår. Det er tidkrevende og for mye materiell avhengig av gamle analoge avspillere. Forsvarets museer har avspillingsutstyr for de fleste båndformater. Mye av dette materiellet er opptak som viser materiell og utstyr i bruk eller er fra tjeneste og oppdrag. 

Mange intervjuer er gjort på spolebånd eller kassetter. Viktig dokumentasjon vi ønske rå bevare for ettertiden. Ikke minst gjelder dette samtaler med personell fra perioden 1939-1945. På lik linje med foto blir film og lyd digitalisert og sikret forsvarlig for ettertiden.  

Papirbaserte samlinger

Digitaliseringsavdelingen i Horten er også i startfasen med et prosjekt knyttet til digitalisering av papirbaserte tegninger. Dette er alt fra bygningstegninger knyttet til bygging av fort og anlegg i Norge, til tegninger av utstyr og materiell brukt av Forsvaret gjennom tiden. Både fly, fartøy, våpensystemer og ned til mindre gjenstander har en rekke papirbasert tegninger for å beskrive hele gjenstanden. Som eksempel kan vi nevne at en fregatt har mellom 250 og 300 ulike tegninger. I tillegg kommer våpensystemer, samband, maskin etc. som til sammen utgjør en helhet.  

Det er store antall tegninger som skal digitaliseres, mange av dem er store (A0 / A1) og preget av ikke alt for god oppbevaring. I tillegg til selve digitaliseringen skal alle tegningene også registreres og bevares for ettertiden. Dette er et stort og arbeidskrevende prosjekt. På noen arbeidsområder er det likheter med det arbeidet og den arbeidsprosessen vi har for fotodigitalisering, slik at vi kan benytte mye av de samme rutinene og arbeidsprosessene i arbeidet med papirbaserte samlinger.