Utlån av museale gjenstander
I forbindelse med den varslede overgangen til Kulturdepartementet stanser Forsvarets museer utlån av gjenstander til andre museer.
Utlån av museale gjenstander til andre museer
FM ønsker å godkjenne utlånssøknader så langt det lar seg gjøre, og mottar mange henvendelser fra museer og andre organisasjoner hvert år. Utlån blir innvilget av følgende årsaker:
- for å øke og forbedre tilgjengeligheten
- for å støtte regionale museer og for å utvikle strategisk samarbeid i tråd med FMs mandat
- for å bidra til å øke forståelsen av militær historie og Forsvarets rolle i Norge.
- for å støtte forskning rundt samlingene våre ved utstillinger og publikasjoner
- for å frembringe ny kunnskap rundt samlingene
- for å bringe samlingene våre frem i lyset for et internasjonalt publikum og derigjennom gjenspeile historien til Norge og det norske forsvaret
Forsvarets museer låner bare ut til utstilling. Når gjenstander lånes ut til utstilling, ønsker vi at utstillingen når frem til nye publikumsgrupper, bidrar til økt mulighet for læring og holder et høyt akademisk nivå i sin tolkning.
Vi forventer at potensielle låntagere faller inn under en av følgende kategorier:
- (a) avdelinger i Forsvaret eller andre statlige institusjoner
- (b) museer og gallerier
- (c) utdanningsinstitusjoner
- (d) institusjoner som vi har samarbeidsavtaler med
- (e) offentlige organisasjoner og stiftelser, inkludert kommuner, for bruk i særskilte bygg og anlegg
- (f) kommersielle organisasjoner, til aktverdige formål
Utlån til internasjonale organisasjoner krever normalt ekstra tillatelse fra Forsvarsdepartment.
Låntagere må være i stand til å dokumentere at de kan stille utstillingsfasiliteter til rådighet som ivaretar gjenstandene på tilfredsstillende vis (herunder sikkerhet, miljø, klima etc).
Låntagere må være i stand til å gi tilsagn om at ingen av gjenstandene i utstillingen som også omfatter gjenstander fra FM, er stjålet, urettmessig importert/eksportert eller utgravet slik det blir definert i UNESCOs konvensjon av 1970 om tiltak for å hindre ulovlig handel med kulturgjenstander.
Forsvarsmuseet kan ikke låne ut moderne skytevåpen som ikke er blitt permanent deaktivert.
Forsvarsmuseet kan ikke låne ut materiell som blir ansett som sensitivt materiell av Forsvaret.
Søknadsprosessen
Forespørsler:
FM ber om at forespørsler om utlån blir gjort så tidlig som mulig - minimum seks måneder før den foreslåtte utlånsdato. I de tilfelle hvor det er snakk om flere gjenstander, eller gjenstandene befinner seg i forskjellige samlinger eller lokasjoner, trenger FM mer forvarsel for å kunne forberede og gjennomføre utlånet. For internasjonale utlån er det ofte nødvendig med endå mer tid. På grunn av dette, må slike forespørsler rettes minst ett år før utstillingsåpning og selv om FM godkjenner en forespørsel, kan vi ikke garantere at gjenstandene kan leveres til rett tid.
FM vil bekrefte mottak av utlånsforespørseler i løpet av tre uker etter at man har mottatt den formelle forespørselen. FM vil etterstrebe å fatte en avgjørelse om forespørselen i løpet av seks uker etter at man har mottatt etterspurt informasjon. Hvis vi ikke er i stand til å fatte en avgjørelse innenfor disse tidsrammene, vil vi informere søker om årsakene til forsinkelsen.
Utlånsforespørsler bør inneholde informasjon om utstillingens innhold/tema, hvilke andre gjenstander som skal stilles ut, og hvilken rolle de ønskede gjenstandene har i forhold til utstillingens tema.
Forespørselen bør, så sant det er mulig, identifisere de spesifikke objektene i samlingen som ønskes lånt, herunder oppgi museumsnummer, beskrivelse av gjenstanden og proveniens.
Generelt sett ønsker FM ikke å innvilge utlånsforespørsler hvor hensikten er å magasinere objektet hos låntageren.
Man bør inkludere informasjon om utstillingsstedet, i tillegg til utstillingens varighetsperiode. Hvis det dreier seg om en vandreutstilling, bør man liste opp alle steder og tidspunkter, samt identifisere organisasjonen som skal ha overordnet ansvar for lånet.
Potensielle låntagere oppfordres sterkt til å fremme så mye informasjon som mulig når de kommer med en formell forespørsel. FM imøteser innledende diskusjoner rundt tilgjengeligheten av spesielle gjenstander før den formelle søknaden blir foretatt.
Kostnader:
FM tar generelt sett ikke betalt for egne ansattes tidsbruk i forbindelse med utlån med unntak av kurertjeneste, eller hvis det er nødvendig å leie inn ekstern arbeidskraft i forbindelse med å fullbyrde utlånet (eksempelvis ekstra konservering eller kurerer). Det forventes at låntager dekker alle ekstra utgifter i forbindelse med pakking og transport.
Det forventes at internasjonale låntagere dekker alle utgifter forbundet med utlånet, inkludert pakking, forberedelser og arbeidstid (herunder også kurertid).
Alle kostnader og utgifter vil bli identifisert ved inngåelse av lånet eller så snart de er kjent. I tilfelle sen terminering av lånet fra låntager, forbeholder FM seg retten til å belaste låntager for utgifter som allerede har blitt generert.
Utlån som foretas som en del av en gjensidig, samarbeids- eller ustillingsavtale, vil bli gjenstand for en separat avtale angående utgifter og kostnader.